Gestión de Bandeja de Entrada
Sistema GTD simplificado para autónomas: captura todo lo que llega, procésalo con una decisión clara y trabaja siempre desde una lista de siguiente acción limpia. Sin bandejas de email desbordadas ni tareas perdidas.
Qué incluye
Bandeja de Entrada con decisión GTD por ítem
60 filas para capturar todo lo que llega sin procesar: emails, ideas, tareas, peticiones, proyectos. Cada ítem tiene tipo (7 categorías), decisión (6 opciones GTD) y estado. Contador automático de pendientes vs. procesados.
Lista de Siguiente Acción organizada por contexto
Tareas listas para ejecutar en formato verbo + objeto. Filtradas por 6 contextos: @Ordenador, @Teléfono, @Ciudad, @Casa, @Reunión, @En cualquier lugar. Con proyecto, prioridad 🔴🟡🟢, fecha límite y estado.
Proyectos Activos con siguiente acción concreta
Un proyecto es cualquier cosa que requiere más de una acción. 27 filas con nombre del proyecto, siguiente acción concreta, área (6 categorías), fecha límite y estado: Activo, En espera, Completado o Pausado.
En Espera y Algún Día en una sola hoja
Dos listas en una: lo que has delegado y esperas respuesta (con quién esperas y fecha de seguimiento) y las ideas o proyectos que no son urgentes pero no quieres perder. 37 ítems disponibles y extensible.
La regla de los 2 minutos integrada
La decisión ‘Hacerlo ya (<2 min)' en el menú de la Bandeja aplica directamente la regla más poderosa del GTD. Si registras el ítem como 'Hacerlo ya', el sistema te empuja a resolverlo en el momento, no a añadirlo a otra lista.
Guía con los 5 pasos GTD simplificados
Captura → Procesa → Organiza → Revisa → Ejecuta. Explicado con ejemplos prácticos para autónomas. Qué son los contextos, la regla de los 2 minutos y cuándo vaciar la bandeja — semanal o diario.
Cómo usarlo
Empieza capturando todo en la Bandeja de Entrada
Durante la semana, todo lo que llega va aquí sin analizar: un email importante, una idea en la ducha, la petición de un cliente, una tarea recordada. El objetivo es no perder nada — no procesarlo en el momento.
Una vez al día o a la semana, procesa la bandeja
Para cada ítem, toma una decisión: ¿requiere acción? Si no, elimínalo o archívalo. Si sí, ¿tarda menos de 2 minutos? Hazlo ya. Si no, decide si va a Siguiente Acción, a delegar o al Algún Día.
Trabaja siempre desde la lista Siguiente Acción
Esta es la regla más importante: no trabajes desde la Bandeja. La Bandeja es tránsito, no trabajo. Filtra por contexto según dónde estás y qué recursos tienes disponibles en ese momento.
Revisa Proyectos Activos cada semana
En la revisión del viernes, repasa cada proyecto: ¿tiene definida la siguiente acción? ¿Ha cambiado el estado? ¿Hay alguno que debería pasar a ‘Pausado’ o ya está completado? Son 10 minutos de gran claridad.
Revisa En Espera para hacer seguimiento
Comprueba si alguien debería haberte respondido ya. Si la fecha de seguimiento ha pasado, es el momento de hacer un recordatorio. No dejes que las cosas delegadas se pierdan en el limbo.
Contenido
Completa tu sistema de productividad
Planificador Semanal
La lista de Siguiente Acción del GTD es la fuente de las tareas del Planificador Semanal. Cuando planificas la semana, asignas a días concretos las acciones que tienes en la lista @Ordenador y @Teléfono.
✦ Productividad · A · DisponibleRevisión Semanal y Mensual
La revisión semanal del GTD — vaciar la bandeja, revisar proyectos, actualizar En Espera — es exactamente lo mismo que la Revisión Semanal de esta plantilla. Los dos sistemas se integran perfectamente.
✦ Productividad · D · DisponibleCRM de Clientes
Las peticiones de clientes que capturas en la Bandeja de Entrada y las tareas de seguimiento que van a En Espera se alimentan directamente del CRM. Son dos sistemas que comparten la misma información de distinta forma.
✦ Proyectos · F · DisponibleMatriz de Prioridades
Cuando la lista de Siguiente Acción tiene demasiadas tareas y no sabes por cuál empezar, la Matriz de Prioridades te ayuda a decidir cuál tiene mayor impacto con menos esfuerzo — el criterio que debería guiar el orden de ejecución.
✦ Proyectos · A · Disponible